Zum Umgang mit E-Mail – Grundlegende Regeln

Für den Briefverkehr gelten diverse Konventionen, die den meisten Leuten im Laufe der Zeit in Fleisch und Blut übergegangen sind. So verwendet man in der Regeln Papier im Format DIN A4, die Empfängeradresse schreibt man mit bestimmten Abständen zum Papierrand oben links, man faltet die Blätter an bestimmten Stellen, so daß im Fensterbriefumschlag die Adresse im Fenster zu sehen ist. Bei Sendungen, die sich nicht für Fensterbriefumschläge eignen, schreibt man die Empfängeradresse auf den Umschlag und zusätzlich auf den Brief selbst, damit auch aus dem Brief selbst ersichtlich ist, an wen der Text gerichtet ist.

Die Briefmarke (oder der Freistempelaufdruck) wird rechts oben auf dem Umschlag angebracht, die Absenderadresse ist entweder in der ersten Zeile des Fensters zu sehen oder wird links oben auf den Umschlag geschrieben — alle diese Regeln werden von uns tagtäglich im Schriftverkehr beachtet, ohne daß wir besonders darüber nachdenken müssten. Und jedes Softwareprodukt, das wir zur Erleichterung des Schriftverkehrs einsetzen (z.B. ein Textverarbeitungsprogramm) muß sich konform zu diesen Regeln verhalten, ansonsten ist es schnell wieder ausgemustert.

Regeln und Konventionen gibt es natürlich auch im Bereich E-Mail. Dies sind sowohl mit dem Medium Brief vergleichbare Regelungen, um einen seriösen und höflichen Eindruck zu vermitteln, zum Teil aber auch technische Regeln, durch deren Einhaltung sichergestellt wird, daß das Medium E-Mail überhaupt wie gewünscht funktioniert.

Doch im Gegensatz zum klassischen Schriftverkehr mit Briefen ist das Medium E-Mail relativ jung. Und demzufolge sind viele Konventionen im Bereich E-Mail wenig etabliert oder werden häufig übersehen. Mit dieser Webseite will ich deshalb etwas Aufklärung über die Rahmenbedingungen des Mediums E-Mail betreiben.

Im einzelnen gehe ich auf dieser Webseite auf folgende Aspekte ein:

• Konfiguration:
  Allgemein, Absenderangabe, Zeichensatz, Formatierung
• Inhaltliche Fragen:
  Betreffzeile, Empfängerlisten, Textformulierung, Antworten, Dateianhänge
• Weitere Themen:
  Vertrauen in die Absenderangabe, Virus-Warnungen und Bettelbriefe

Konfiguration der Software

Der korrekte Umgang mit dem Medium E-Mail fängt bereits bei der Auswahl und Konfiguration der für E-Mail genutzten Software an. Häufig liegen hier Mängel, die durch den Anwender nicht bemerkt werden. Denn viele Dinge verlaufen für den Anwender unsichtbar.

Beim einem herkömmlichen Brief, der am PC geschrieben wird, ergibt sich folgender Ablauf: Erst schreibt (und formatiert) der Benutzer seinen Text im Textverarbeitungsprogramm. Dann druckt er den Brief aus, kuvertiert ihn und bringt ihn zum Briefkasten. Wenn das Textverarbeitungsprogramm Fehler produziert, also der Brief lediglich auf dem Bildschirm gut aussieht, auf dem Papier aber falsch formatiert ist, wird er ihn vermutlich nicht zur Post bringen, sondern ein anderes Textverarbeitungsprogramm kaufen und den Brief damit neu schreiben.

Bei einer E-Mail dagegen wird der Text am PC geschrieben und direkt von dort verschickt. Die Kontrolle, ob das Programm überhaupt richtig arbeitet, findet in der Regel nicht statt. Dabei ist es eine solche Kontrolle unbedingt notwendig, wie zahlreiche E-Mails mit falschen Zeichensatzdefinitionen, fehlerhaftem Zeilenumbruch, falschem Absender oder anderen Fehlern, die tagtäglich verschickt werden, zeigen.

Zumindest bei der erstmaligen Einrichtung eines E-Mail-Programmes sollte der Benutzer sind genau anschauen, was er eigentlich über das Internet verschickt. Häufig sind E-Mail-Programme bei der Standardinstallation nicht so konfiguriert wie es sinnvoll wäre, so daß man vor der ersten E-Mail nicht nur seine technischen Daten (Zugangsdaten wie z.B. Paßwort) eintragen, sondern zusätzlich die Software erst mal richtig konfigurieren muß.

Eine Beschreibung verschiedener Softwareprodukte zum Lesen und Schreiben von E-Mail und eine Übersicht über die jeweils notwendigen Konfigurationsschritte hat Boris Piwinger auf seiner Seite http://piology.org/mail/ veröffentlicht.

Bei der Betrachtung der Programme zeigt sich auch wieder eine Lebensweisheit: Was einem kostenlos angeboten wird, sollte man kritisch unter die Lupe nehmen. Gerade das Programm Outlook Express, das bei vielen Windows-Betriebssystemen des Herstellers Microsoft kostenlos mitgeliefert wird, hat erhebliche Schwächen. Mit Outlook Express in dessen Standardkonfiguration abgeschickte E-Mails erscheinen in der Regel nur dann brauchbar beim Empfänger, wenn dieser ebenfalls Outlook Express verwendet. Denn in seiner Standardinstallation verstößt das Programm gegen zahlreiche Konventionen des E-Mail-Verkehrs, weshalb es vor einem allgemeinen Einsatz zwingend konfiguriert werden muß.

Korrekte und sinnvolle Absenderkennung

Bei jedem Schriftverkehr, egal, ob auf Papier oder elektronisch, gebietet es die Höflichkeit gegenüber dem Empfänger, daß man seinen Namen nennt. Bloße Buchstabenkürzel (z.B. "ds", "fjk"), Phantasienamen ("luzy13", "supermann110") oder reine Funktionsbezeichnungen ohne Namen ("Der Schriftführer", "Das Team") in einer individuellen Mail wirken sehr befremdlich. Beim klassischen Briefe käme wohl kaum jemand auf die Idee, sich hinter einem Buchstabenkürzel oder einer Funktionsbezeichnung zu verstecken. Also sollte man das auch bei E-Mail bleiben lassen.

Die Absenderangabe einer E-Mail besteht aus zwei Teilen: Der E-Mail-Adressen und dem tatsächlichen Namen, auch als "Realname" bezeichnet. Die E-Mail-Adresse als rein technische Angabe kann natürlich Buchstabenkürzel oder Phantasienamen beinhalten, also z.B. "ds@example.com" lauten. Der tatsächliche Name sollte aber ausgeschrieben sein, also z.B. "Dietmar Schulze".

Beachten sollte man, daß der tatsächliche Name (der "Realname") und nicht die E-Mail-Adresse die Absenderinformation ist, die dem Empfänger in einem typischen E-Mail-Programm angezeigt wird. Hier sollte also alles drinstehen, was der Empfänger für die richtige Zuordnung benötigt.

Mir fällt immer wieder auf, daß bei dienstlichen E-Mail-Adressen neben dem Namen nur eine kryptische Abteilungsbezeichnung eingetragen ist, nicht aber der Firmenname. Ich erhalte E-Mails z.B. von "Dietmar Schulze, Referat IVa/8". Offensichtlich können sich manche Administratoren, die in größeren Unternehmen die E-Mail-Zugänge einrichten, nicht vorstellen, daß es auch eine Welt außerhalb des eigenen Unternehmens gibt – und daß auch E-Mail in diese Welt außerhalb des eigenen Unternehmens verschickt werden. Auf einen Außenstehenden aber wirkt die Abteilungsbezeichnung meistens wie ein Geheimcode. Da sollte doch besser der Name des Unternehmens genannt werden!

Deklaration des Zeichensatzes

Fast jede nationale Schriftsprache hat gewisse Eigenarten. In der deutschen Sprache gibt es die Umlaute (ä, ö und ü) und das SZ (ß). Schaut man zu den europäischen Nachbarn nach Frankreich, Spanien oder Polen, so findet man dort noch mehr diakritische Zeichen wie Akzente, Tilden oder Schrägstriche, in Griechenland und Rußland sogar ganz andere Buchstaben.

Deshalb gehört zu jeder textuellen Widergabe im Internet (also auch beim Medium E-Mail) eine Angabe des verwendeten Zeichensatzes. Hat ein Text in Internet (gilt nicht nur für E-Mail, sondern genauso auch z.B. für Webseiten) keine oder eine falsche Zeichensatzdefinition, so läuft man Gefahr, daß Umlaute und andere Sonderzeichen beim Leser falsch dargestellt werden. Je nach verwendeter Software beim Empfänger kann es passieren, daß diese Zeichen dann gar nicht (bzw. als Platzhalter, z.B. Fragezeichen) angezeigt werden oder daß versucht wird, Sonderzeichen irgendwie zu interpretieren. Da kann es dann passieren, daß der Empfänger einer E-Mail anstelle der deutschen Umlaute mathematische Symbole oder kyrillische Buchstaben im ansonsten deutschen Text sieht.

Wenn Absender und Empfänger die gleiche Software verwenden, wird der Text meistens trotz falschem Zeichensatz richtig angezeigt. Dadurch kann der Eindruck entstehen, es sei alles richtig konfiguriert, auch wenn dies nicht der Fall ist. Man sollte also grundsätzlich darauf achten, in seinem E-Mail-Programm den richtigen Zeichensatz einzustellen.

Für Mitteleuropa ist der Zeichensatz "Latin-1" angemessen. Er beinhaltet die notwendigen Zeichen für die Sprachen Albanisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Färöisch, Finnisch, Französisch, Galizisch, Irisch, Isländisch, Italienisch, Katalanisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Schwedisch und Spanisch. Auch häufig benutze Symbole wie ©, § oder ± sind darin enthalten. Technisch wird dieser Zeichensatz ohne Euro-Symbol als ISO-8859-1 bezeichnet, mit Euro-Symbol (€) als ISO-8859-15.

Zu beachten ist jedoch, daß nicht alle Zeichen, die man auf einer deutschen PC-Tastatur tippen kann, in ISO-8859-15 enthalten sind. So gibt es zwar die obenstehenden Anführungszeichen (Gänsefüßchen) in Schreibmaschinendarstellung ("), und Anführungszeichen seitlich (« und »), aber keine untenstehenden Anführungszeichen. Ein gutes E-Mail-Programm sollte deshalb den Absender warnen, bevor er eine E-Mail verschickt, die Zeichen enthält, die nicht zum deklarierten Zeichensatz passen. Dies macht z.B. das E-Mail-Programm Thunderbird, das von der Mozilla-Entwicklergemeinschaft gepflegt wird. Es ist kostenlos verfügbar unter http://www.mozilla-europe.org /de/products/thunderbird/

Wollen Sie uneingeschränkt alle Sonderzeichen verwenden, oder möchten Sie Texte mit verschiedenen Alphabeten (wie deutsch und russisch) mischen, so ist UTF-8 der richtige Zeichensatz. UTF-8 beinhaltet alle Zeichen, die weltweit in einem für das Internet normierten Zeichensatz vorkommen, also auch chinesische und japanische Schriftzeichen. Allerdings kann es Ihnen dabei passieren, daß Zeichen zwar in UTF-8 definiert sind, aber auf dem PC des Empfänger keine Darstellung existiert. Denn im Regelfall hat ein in Europa eingerichteter PC keine Informationen darüber, wie z.B. japanische Schriftzeichen aussehen. So kann es sein, daß ein japanisches Schriftzeichen in einer E-Mail zwar korrekt codiert ist, aber es trotzdem beim Empfänger nicht auf dem Bildschirm dargestellt werden kann. Beschränkt man sich auf den Zeichensatz ISO-8859-15, hat man dieses Problem nicht.

Keine gute Idee ist die Wahl eines systemabhängigen Zeichensatzes, also z.B. Windows-1252. Das Internet besteht aus Rechnern, die unter verschiedenen Betriebssystemen laufen. Egal, ob Windows, Nextstep, Mac-OSX, Unix, Linux, Zeta, OS/2, BeOS oder VMS – unter allen Betriebssystemen kann man E-Mail nach den allgemein anerkannten technischen Standards lesen und schreiben. Benutzer der unterschiedlichen Rechner können unabhängig von Hardwareausstattung, Betriebssystem und verwendeter Software miteinander kommunizieren. Dazu ist es notwendig, daß jeder sich an die allgemein akzeptierten technischen Standards des Internets hält und nicht ein spezielles Süppchen seines Betriebssystems kocht.

Aussagekräftige Betreffzeilen

Neben der Absenderangabe gehört die Betreffzeile zu den ersten Angaben, die der Empfänger einer E-Mail sieht. Man sollte also in die Betreffzeile kurz, aber doch prägant hineinschreiben, worum es in der Mail geht. Nichtssagende Betreffzeilen wie "Hallo", "Für Dich" oder gar leere Betreffzeilen verbieten sich so fast von selbst. Allenfalls kann man sie verwenden, wenn der Empfänger unmittelbar auf die E-Mail wartet und es schnell gehen muß.

Allerdings ist die Betreffzeile auch ein Kriterium, um in gespeicherten E-Mails nach bestimmten Inhalten zu suchen. Deshalb sollte man selbst dann, wenn es gerade schnell gehen soll, sich doch die Zeit für die Formulierung einer passenden Betreffzeile nehmen. Denn der Empfänger will die E-Mail auch in ein paar Monaten noch wiederfinden. Ein gutes E-Mail-Programm warnt den Benutzer, wenn er in Hektik eine E-Mail abschicken will, ohne die Betreffzeile ausgefüllt zu haben.

Bei Personen, die sehr viele Mails erhalten, kann die Betreffzeile auch ein Kriterium sein, die E-Mail vorzusortieren und wichtige von unwichtigen Mails zu trennen. Bei herkömmlichen Briefen entscheidet man auch anhand des ersten Eindrucks, ob es sich um Reklame oder wichtige Geschäftspost handelt. Eine Rechnung, die im bunt bedruckten Umschlag zugestellt wird, kann da schnell mal als vermeintliche Reklame ungeöffnet im Papierkorb landen. Und genauso kann es auch E-Mails ergehen, wenn der Betreff einfach nur "Hallo", "Info" oder "Hilfe!" lautet.

Es kann natürlich auch Fälle geben, wo man den Empfänger mit einer Mail überraschen will. Dann soll er natürlich durch die Betreffzeile noch nicht erfahren, was in der E-Mail drinsteht. In diesem Fall kann man sich natürlich entscheiden, eine knappe oder gar keine Betreffzeile zu formulieren. Man sollte dann aber den Empfänger so gut kennen, daß man einschätzen kann, ob er die Mail öffnet oder nicht.

Zuordnung von Empfängern, die Felder TO, CC und BCC

Beim herkömmlichen Brief muß man für die Verteilung an mehrere Empfänger auch mehrere Briefe erstellen. In der Regel wird man dabei vom Textverarbeitungsprogramm mit einer Serienbrieffunktion unterstützt. Doch man muß die Briefe einzeln kuvertieren und zum Briefkasten bringen. Wenn die verschiedenen Empfänger eines Briefes wissen sollen, wer alles den Brief erhalten hat, muß man den Verteiler explizit in den Brief hineinschreiben.

Im Medium E-Mail dagegen trägt man einfach mehrere Empfänger ein und schon verschickt man diesselbe Mail an diese unterschiedlichen Empfänger. Außer dem Eintragen der zusätzlichen Empfängeradresse entsteht kein Aufwand. Weil es so einfach geht, werden E-Mails schnell mal an viele Empfänger verschickt.

Für die Adressierung von Mails gibt es drei Felder: TO (in deutscher Software auch mit AN übersetzt), CC und BCC. Die Angabe in TO steht für die eigentlichen Empfänger, also diejenigen, an die eine Mail gerichtet ist. Das Kürzel CC steht für "Carbon Copy" (englisch für Durchschlagpapier). Hier werden Kopie-Empfänger eingetragen. Dadurch, daß man einen Empfänger nicht bei TO, sondern bei CC einträgt, signalisiert man ihm, daß die Mail nicht primär an ihn gerichtet ist, sondern er lediglich davon Kenntnis erhalten soll. Die in TO und CC einer Mail aufgelisteten Empfänger können gegenseitig ihre Adressen sehen, d.h. jeder der Empfänger kann erkennen, ob er selbst Empfänger oder Kopie-Empfänger ist (ob er in TO oder CC genannt ist), und er kann sehen, wer außer ihm die Mail noch als Empfänger oder Kopie-Empfänger erhalten hat. Diese Art der Adressierung verwendet man, wenn die Empfänger sich untereinander kennen, also z.B. innerhalb der Firma oder innerhalb eines Vereins. Dann können die Beteiligten sehen, wer die jeweilige Mail erhalten hat und sie an ggf. vergessene Personen weiterleiten.

Das Kürzel BCC dagegen steht für "Blind Carbon Copy" (unsichtbarer Durchschlag). Die dort eingetragenen Empfänger können ihre Adressen gegenseitig nicht sehen und auch nicht von den in TO und CC eingetragenen Empfängern gesehen werden. Die Adressierung über BCC wird verwendet, wenn die Empfänger sich untereinander nicht kennen und auch nicht unbedingt voneinander erfahren sollen. Man sollte allerdings vor der Verwendung des Feldes BCC testen, ob dies vom E-Mail-Programm tatsächlich wie gewünscht verwendet wird. Es gibt Programme, bei denen die Adressen der bei BCC eingetragenen Empfänger zwar von den per TO und CC angeschriebenen Personen nicht gesehen werden können, aber die bei BCC adressierten Empfänger gegenseitig ihre Adressen sehen können. Wenn man ganz sicher gehen will, daß die Empfänger auf keinen Fall Kenntnis voneinander erhalten, schickt man deshalb separate E-Mails an jeden einzelnen Empfänger.

Daß die Empfänger gegenseitig ihre Adressen sehen, wenn sie im TO oder CC einer E-Mail auftauchen, kann je nach vorliegendem Fall durchaus ein ernster Datenschutzverstoß sein. Mit ein paar unüberlegten Mausklicks hat der Absender eine ihm anvertraute E-Mail-Adresse mehreren anderen Empfänger publik gemacht.

Immer wieder liest und hört man von solchen Fällen: Ein Hotel verschickt ein Rundschreiben über aktuelle Sonderangebote mit einer Empfängerliste in TO und CC. Jeder Empfänger bekommt als die Namen aller anderen Gäste des Hotels mitgeteilt. Ein Sex-Shop verschickt eine Mail mit Hinweis auf geänderte Öffnungszeiten an in CC genannte Empfänger. Jeder Empfänger erfährt also die Namen und E-Mail-Adressen aller anderen bei diesem Sex-Shop mit E-Mail-Adresse registrierten Kunden. Ein Universitätsprofessor schickt eine Danksagung an die Teilnehmer einer psychologischen Studie per CC. Alle Versuchspersonen können sehen, welche Kommilitonen teilgenommen haben, obwohl ihnen sogar schriftlich zugesichert wurde, daß ihre Teilnahme vertraulich behandelt wird.

Derartige Vorkommnisse, die meist aus technischer Ahnungslosigkeit geschehen, sind keineswegs ein Kavaliersdelikt: Die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit E-Mail-Inhalten gehört zu den persönlichen Daten, die nach §3 des Bundesdatenschutzgesetzes besonders geschützt sind. Eine Übermittlung dieser Daten an Außenstehende (wie es bei der Nennung in TO oder CC geschieht, wenn die Empfänger nicht schon vorher voneinander gewußt haben) ist gemäß §16 BDSG nur in ganz bestimmten Fällen zulässig. §43 BDSG legt fest, daß jede unzulässige Datenübermittlung ein Straftatbestand ist, der mit bis zu einem Jahr Gefängnis oder mit Geldstrafe geahndet werden kann. Selbst bei Fahrlässigkeit kann die Tat verfolgt werden, denn §9 BDSG schreibt vor, daß jeder, der personenbezogene Daten verarbeitet, durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen hat, daß der Datenschutz auch durch Fahrlässigkeit nicht verletzt werden kann.

Besonders ärgerlich für die Empfänger ist die Tatsache, daß die eigene E-Mail-Adresse nach einem solchen Vorgang auf einer Vielzahl von Rechnern bekannt ist. Man hat die E-Mail-Adresse möglicht geheim gehalten und nur einem ausgesuchten kleinen Kreis von Leute bekanntgegeben. Und jetzt ist sie durch den Fehler einer dieser Leute plötzlich auf hunderten von PCs gespeichert (als Bestandteil einer E-Mail). Wenn nun einer dieser PCs durch einen Virus oder Wurm infiziert wird, findet der Virus oder Wurm unter anderem auch diese gespeicherte E-Mail-Adresse, verschickt sich dorthin und –schlimmer noch– verwendet diese Adresse (neben den anderen gefundenen) als Absender.

Dies erklärt auch, warum die E-Mail-Adressen völlig unbeteiligter auf einmal als Absender von Viren und Würmern auftreten können: Auf irgendeinem infizierten PC liegt die E-Mail-Adresse in den gespeicherten E-Mails vor, weil irgendjemand anders die E-Mail-Adresse unbefugt weitergegeben hat (z.B. durch Nennung in TO oder CC). Außerdem kann auf gleiche Weise auch die bestgehütete E-Mail-Adresse in die Verteiler von Spam-Versendern geraten.

Neben der strafrechtlichen Relevanz der unbefugten Weitergabe von E-Mail-Adressen kann der Betroffene vom Täter auch Schadensersatz verlangen. Dies verhält sich ähnlich wie im Telephonnetz: Wer seine Telephonnummer nicht veröffentlicht (Geheimnummer), sondern sie nur einem kleinen Kreis von Personen bekanntgibt, kann Schadensersatz verlangen, wenn eine dieser Personen die Nummer an Außenstehende weitergibt. Dabei ist unerheblich, ob diese Weitergabe absichtlich oder durch einen technischen Fehler passiert. Die Kosten, die für die Schaltung einer neuen Fernsprechnummer, deren Bekanntgabe gegenüber den Kommunikationspartnern und die damit zusammenhängende Änderung von Unterlagen entstehen, sind durch den Verursacher zu ersetzen. Was für den Inhaber einer geheimen Telephonnummer Recht ist, kann für den Inhaber einer gut gehüteten E-Mail-Adresse nur billig sein.

Eine gut bebilderte Beschreibung des Umgangs mit den Feldern TO, CC und BCC hat Matthias Opatz auf der Webseite "Trollpress" zusammengetragen. Eine übersichtliche Zusammenfassung findet sich bei Walter B. Walser auf seiner Homepage "Kundennutzen"

Das Nachrichtenmagazin "Der Spiegel" berichtet in seiner Online-Ausgabe über einen besonders spektakulären Fall der Weitergabe von E-Mail-Adressen. Da sind zwar die Felder TO und CC nicht die Ursache, sondern die E-Mail-Adressen wurden durch eine andere Fehlerquelle veröffentlicht, aber der Fall ist durchaus ähnlich zu der Bekanntgabe von E-Mail-Adressen in TO oder CC – Und der Fall zeigt sehr deutlich, welche Brisanz ein E-Mail-Verteiler haben kann.

Technische Formatierung einer E-Mail

Ein Problem beim Umgang mit dem Medium E-Mail sind E-Mails, deren Inhalt als HTML-Text codiert ist. Manche E-Mail-Programme sind in ihrer Standardkonfiguration auf das Format HTML eingestellt, obwohl dies meistens völlig unnötig ist. Aus einem simplen Text, der in schwarzer Schrift auf weißen Hintergrund geschrieben wird, entsteht dann eine umständliche Struktur aus diversen HTML-Einträgen für Schriftarten, Farbdefinitionen, Absatzabständen, etc.

Zum Glück können die meisten E-Mail-Programme Mails in HTML-Struktur anzeigen, so daß der Benutzer den aufgeblähten Inhalt nicht bemerkt. Doch spätestens dann, wenn man auf die Mail antworten und dabei nur Teile des Textes übernehmen will, zeigen sich Probleme. Einige E-Mail-Programme zeigen dann plötzlich doch HTML-Einträge an, wenn Teil des E-Mail-Textes kopiert werden, andere setzen unerwünschte Zeilenumbrüche, und manche können HTML-Text gar nicht in einer Antwortmail zitieren.

Kein Wunder: HTML war nie als Standard für E-Mail vorgesehen. Dies zeigt ein Blick in die Historie des Internet: Im Jahr 1969 wurde von der Advanced Research Projects Agency (ARPA) in den USA das Internet (noch unter der Bezeichnung ARPAnet) als allgemeines Netzwerk zum Datenaustausch zwischen verteilten Standorten eingeführt. Zwei Jahre später, im Jahr 1971, definierte Ray Tomlinson den Dienst E-Mail und führte dazu die Adressierung von Servern mit dem Zeichen @ (englisch: "at") ein. Das World Wide Web mit dem Protokoll HTTP und der Seitenformatierung HTML kam erst knapp zwei Jahrzehnte später: Es wurde im Jahr 1989 von Tim Berners-Lee am Europäischen Kernforschungslabor CERN (in der Nähe von Genf in der Schweiz) definiert.

Im Medium E-Mail hatte sich zu dem Zeitpunkt, als HTML erstmalig spezifiziert wurde, bereits ein Standard für Formatierungen etabliert, der auch heute noch gültig ist: Teile, die in Fettschrift dargestellt werden sollen, schreibt man in Sternchen, Textpassagen, die unterstrichen erscheinen sollen, in Unterstriche. Der Text *Achtung* wird beim Empfänger als Achtung dargestellt, der Text _wichtig_ wird beim Empfänger als _wichtig_ dargestellt. Diese Art der Formatierung wird in der technischen Festlegung RFC 1855 beschrieben, die im englischen Original unter http://www.faqs.org/rfcs/rfc1855.html nachgelesen werden kann ("Use symbols for emphasis"). Eine gute deutsche Beschreibung hat Marc Wäckerlin in seinen Richtlinien unter http://marc.waeckerlin.org/email/ verfaßt.

Alle anderen Arten der Formatierung von E-Mails sind bis heute kein Standard und werden von den Programmen nur eingeschränkt unterstützt. Egal, ob HTML oder andere Textfomate wie "Rich Text": Manche E-Mail-Programme können damit ganz brauchbar umgehen, andere können es lediglich anzeigen, andere wiederum auch das nicht.

Bei HTML-Mails kommt außerdem noch ein weiteres Problem hinzu: In HTML können Bilder und Graphiken eingebettet sein, die von fremden Servern geholt werden. Diese eingebetteten Objekte können auch personalisiert sein, d.h. ihre Adresse (URL) kann (ggf. codiert) den Namen des Empfängers enthalten. Versender von Spam können auf diese Weise mitbekommen, wenn ein Empfänger eine Spam-Mail anschaut. So erfahren sie, welche unter welchen Empfängeradressen die E-Mails gelesen werden und schicken dann noch mehr Werbung für dubiose Produkte (Spam) dorthin.

Hier sieht man auch, warum HTML auf Webseiten anders einzuschätzen ist als in E-Mails: Webseiten werden grundsätzlich anonym aufgerufen. Solange der Benutzer nicht in irgendein Eingabefeld persönliche Daten hineintippt, kann ihm egal sein, von welchem Server die Bilder und Graphiken geladen werden und zu welcher Adresse welche Links führen. Dadurch, daß ein Bild oder eine Graphik abgerufen wird, ist auf dem Webserver nur bekannt, daß eine bestimmte Webseite angesehen wird, aber nicht, von wem. Eine E-Mail dagegen ist mit einer Empfängeradresse verbunden. In E-Mails per HTML eingebettete Bilder und Graphiken können ebenso auf diese Adresse bezogen werden. Dadurch, daß ein Bild oder eine Graphik abgerufen wird, ist auf dem Webserver bekannt, daß eine bestimmte HTML-Mail angesehen wird, und damit auch, von wem.

Dies muß natürlich nicht zwingend von jedem Versender einer HTML-Mail ausgenutzt werden, aber gerade die Versender von Spam bedienen sich gerne dieser Technik, um die Gültigkeit von E-Mail-Adressen zu verifizieren. In einem guten E-Mail-Programm kann man deshalb die Anzeige von HTML ausschalten – und dies sollte man auch tun!

Der Versand von E-Mail sollte also grundsätzlich als gewöhnlicher Text (die technische Bezeichnung ist "text/plain", in mancher Software wird es als "plaintext", "ASCII" oder als "nur-Text" bezeichnet) erfolgen, nicht in irgendwelchen speziellen Formaten. Eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile von HTML-Mails hat Walter B. Walser auf der Webseite "Kundennutzen" zusammengestellt.

Inhaltlicher Aufbau einer E-Mail

Muß man eigentlich viel dazu schreiben, wie eine Mail inhaltlich aufgebaut wird? Eigentlich gibt es nur wenige Unterschiede zum inhaltlichen Aufbau eines Briefes, doch tatsächlich (also "un-eigentlich") werden häufig bereits die simpelsten Regeln mißachtet.

Es fängt damit an, daß einige Personen den Text der E-Mail in der Betreffzeile beginnen. Da steht dann in der Betreffzeile der erste halbe Satz, und der Text der E-Mail beginnt mit dem dazugehörigen Relativsatz. Oder es wird im Text der E-Mail auf die Betreffzeile Bezug genommen ("In der obigen Angelegenheit...", "Diese Sache...").

Die Betreffzeile ist das, was der Empfänger sieht, bevor er die E-Mail öffnet. Sie ist also vergleichbar mit einem Text auf dem Briefumschlag. Dann öffnet der Empfänger die E-Mail und liest den Text. Er öffnet also den Briefumschlag und liest den Brief. Im klassischen Schriftverkehr käme wohl kaum ein vernünftig denkender Mensch auf die Idee, den Text des Briefes auf dem Umschlag zu beginnen und dann im Brief nahtlos weiterzuschreiben. Ebensowenig bezieht man sich im Brief auf etwas, was außen auf dem Umschlag steht ("In der außen genannten Angelegenheit..."). Also sollte man auch im Medium E-Mail nicht mit so einem Unfug anfangen!

Der Vollständigkeit halber sollte man noch erwähnen, daß es um die E-Mail während ihres Transportes noch einen zweiten Umschlag gibt, der technisch als "Envelope" (englisch für Briefumschlag) bezeichnet wird. Von diesem äußeren Umschlag merkt der Endanwender aber im Regelfall nichts, weshalb er hier nicht näher behandelt werden soll. Aus Sicht des Endanwenders entspricht der Briefumschlag dem, was er vor dem Öffnen einer E-Mail von dieser wahrnimmt. Das ist üblicherweise der Name des Absenders und die Betreffzeile.

Der Text einer E-Mail ist eine eigenständige Einheit und nicht die Fortsetzung der Betreffzeile. Der Text einer E-Mail sollte lesbar und verständlich sein, auch wenn man die Betreffzeile nicht kennt. Es bricht sich niemand einen Zacken aus der Krone, wenn er beim Formulieren einer E-Mail Begriffe erneut hinschreibt, die er bereits in der Betreffzeile genannt hat.

Lockerer als bei der klassischen Briefpost geht es bei der Anrede zu. Die Anrede "Sehr geehrter" in einer E-Mail wird von vielen Menschen als recht antiquiert empfunden. Statt dessen formuliert man kurz "Hallo", bei geschäftlichen E-Mails bleibt man aber trotz "Hallo" im deutschen Sprachraum bei der respektvollen Anrede mit dem Nachnamen und bei "Sie". Man schreibt also z.B. "Hallo, Herr Schneider". Im englischen Sprachraum ist dies anders, dort ist es üblich, sich auch im geschäftlichen Verkehr mit Vornamen anzuschreiben.

Auch im klassischen Briefverkehr ist die Anrede im Wandel begriffen. Es ist ja durchaus fragwürdig, ob man eine Person, die man kaum kennt, ernsthaft "sehr ehren" kann. So wird von manchen Personen statt "Sehr geehrter" eher "Guten Tag" oder ähnliches verwendet. Die Anrede "Hallo" hat in der papiergebundenen Geschäftskorrespondenz bisher allerdings noch keine nenneswerte Verbreitung gefunden.

Umstritten ist, ob man den Text einer E-Mail vor dem Absenden von einem Korrekturprogramm auf Rechtschreibung prüfen lassen soll. Auf jeden Fall sollte man E-Mails sorgsam und überlegt schreiben. Zusammenhanglose Texte aus unvollständigen Sätzen voller Fehler wirken sehr unhöflich gegenüber dem Empfänger. Dies heißt nicht, daß Menschen keine Fehler mehr machen dürften. Es heißt, daß beim Empfänger nicht der Eindruck entstehen darf, dem Absender seien Fehler egal.

Wer in E-Mails komplett auf Kommasetzung verzichtet oder keine Großbuchstaben mehr verwendet, sondern alles klein schreibt, bringt damit seine Geringschätzung gegenüber dem Empfänger zu Ausdruck. So gehen höfliche Menschen nicht miteinander um! Ebensowenig werden E-Mails vollständig in Großbuchstaben geschrieben. Das Schreiben in Großbuchstaben gilt als Ausdruck des Anschreiens – so wie es der Feldwebel auf dem Kasernenhof mit den neuen Rekruten macht. Das gleiche gilt für Aneinandereihungen von Ausrufezeichen.

Es gelten die gleichen Regeln wie in der Papierwelt: Man schreibt in vollständigen Sätzen, man formuliert korrekte Grammatik, man teilt längere Texte sinnvoll in Absätze, zwischen denen man eine Lücke läßt. Wenn die E-Mail Dateianhänge enthält, weist man darauf hin und schreibt, wie damit zu verfahren ist. Am Ende der E-Mail verabschiedet man sich mit seinem Namen, bei dienstlichen Mails ist es üblich, die dienstliche Adresse und Fernsprechnummer zu nennen, wie sie auch auf dem Briefpapier steht.

Unsinn sind dagegen juristische Standardformulierungen, mit denen manche Unternehmen den Empfängern von E-Mails rechtliche Pflichten oder Einschränkungen auferlegen wollen ("Wenn Sie diese E-Mail durch ein Versehen erhalten haben, dürfen Sie sie nicht lesen"). Über solche Formulierungen, die rechtlich wirkungslos sind und bestenfalls den Absender lächerlich machen, hat Oliver Causse unter http://www.angstklauseln.de einiges geschrieben.

Zum Abschluß dieses Abschnittes sei auch noch darauf hingewiesen, daß das Schreiben am PC normiert ist. Die DIN 5008 "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" legt fest, wie die korrekte Schreibweise für Zahlen, Geldbeträge, Maßeinheiten und Zeitangaben ist, definiert die Positionierung von Satzzeichen, Indizes und mathematischen Symbolen, beschreibt die Bildung von Absätzen, Aufzählungen, Fußnoten und vieles mehr. In einem eigenen Kapitel werden in der DIN 5008 auch die Besonderheiten des Mediums E-Mail behandelt.

Auf den Webseiten der Firma TASTstar-direkt aus Goslar sind die wesentlichen Eckpunkte der DIN 5008 wiedergegeben: Tastschreiben, Seite P0400010

Beantworten von E-Mails

Beim Beantworten einer E-Mail ist es üblich, die ursprüngliche Betreffzeile beizubehalten und ihr das Kürzel "Re:" voranzustellen. Nur dann, wenn in der Antwort weitere Themen angesprochen werden, die nicht zum Betreff passen, sollte man die Betreffzeile neu formulieren.

Für den Umgang mit dem Text der Mail bestehen unterschiedliche Auffassungen. Bei den meisten E-Mail-Programmen wird bei der Funktion "Antworten" der Text der empfangenen Mail übernommen. Man kann es sich nun einfach machen und die eigene Antwort obendrüber tippen und absenden. Der Empfänger sieht dann die Antwort und dadrunter seine eigene Mail in vollem Wortlaut. Diese Vorgehensweise wird als TOFU bezeichnet ("Text oben, Fullquote unten") und ist sehr umstritten. Denn TOFU eignet sich nur zur E-Mail-Kommunikation zwischen Einzelpersonen mit typischerweise kurzen E-Mails: Jemand schickt ein Frage, man antwortet, fertig.

Sobald E-Mails an mehrere Personen gehen oder sich längere Diskussionen bilden (z.B. gibt es Mailinglisten, die speziell dazu eingerichtet werden, per E-Mail mit anderen Menschen über ein bestimmtes Thema zu diskutieren), ist TOFU ungeeignet. Die beteiligten Personen können, sofern sie nicht alle vorigen Mails aufmerksam verfolgt und im Gedächtnis gemerkt haben, den Inhalt einer Mail nur verstehen, indem sie noch mal alles von unten nach oben lesen. Spätestens sobald eine Diskussion mehrfach zwischen verschiedenen Meinungen hin- und hergegangen ist, erkennt man beim TOFU-Verfahren die Zusammenhänge nur noch schwer.

Deshalb hat sich das sinnvolle Zitieren als Verfahren zur Beantwortung von Mails durchgesetzt. Man schickt die erhaltene Mail nicht mehr als Volltext zurück, sondern zitiert nur die Textpassagen, auf die sich die Antwort bezieht. Den Antworttext schreibt man dann jeweils unter die passende Passage des zitierten Textes. Der ursprünglichen Mail wird in jeder Zeile das Zeichen ">" vorangestellt, so daß man die ursprüngliche Mail und die Antwort unterscheiden kann. Ein Beispiel, wie das aussieht, hat Michael Prokop auf der Seite "Mail-Regeln" dargestellt. Wenn auf die Antwort dann wieder geantwortet wird und dabei der ursprüngliche Text drinbleibt (weil er auch für die zweite Antwort relevant ist), so steht dort dann ">>". An der Einrückungstiefe erkennt man also gut den Diskussionsverlauf.

Diese Regeln gelten nicht nur für das Medium E-Mail. Auch in anderen Internet-Diensten, in denen mehrere Personen miteinander diskutieren (z.B. Webforen, Usenet) wird TOFU als störend empfunden. Gute Beispiele für das Antworten und Zitieren mit aussagekräftigen Beispielen findet man bei Volker Gringmuth unter "Zitieren im Usenet" sowie bei Peter Springstubbe unter dem Stichwort"Quoting"

Dateianhänge für den Empfänger

Mit E-Mails lassen sich nicht nur bloße Texte verschicken, sondern auch beliebige Dateien. So, wie man einem Brief eine Diskette oder eine Speicherkarte beilegen kann, so kann man einer E-Mail Dateien als Anhänge ("Attachments") beifügen.

Wenn man so etwas tut, sollte man sich vorher sicher sein, daß der Empfänger mit den Dateien überhaupt etwas anfangen kann. Daß man selbst eine Datei öffnen kann, heißt nicht, daß auch jeder andere das passende Programm dafür hat. Das Internet ist ein Netzwerk, das auf Basis definierter und allgemein akzeptierter Standards Rechner mit unterschiedlicher Hardware, unterschiedlichen Betriebssystemen und unterschiedlichen Anwendungsprogrammen miteinander verbindet.

Egal, ob Windows-PC, Macintosh, Atari Falcon, ein unter Linux, Knoppix oder Zeta arbeitender Rechner oder ein Großrechner mit einem Unix-Derivat: Alle diese Rechner benutzen dasselbe Internet, rufen die gleichen Webseiten ab und schreiben E-Mails nach dem gleichen Regelwerk. Und das funktioniert nur, wenn sich alle an die definierten Standards halten und nicht den Rechner (bzw. das Betriebsystem) und die Anwendungssoftware, für die sie sich individuell entschieden haben, für den Nabel der Welt halten.

So ist es z.B. keine gute Idee, Textdokumente im Format "doc" des Microsoft-Textverarbeitungsprogrammes Word zu verschicken. Dieses Format ist nur von Microsoft-Produkten korrekt lesbar, es ist kein allgemein anerkannter Standard. Wer nicht Kunde des Unternehmens Microsoft ist, kann mit solchen Dateien nichts anfangen. Wenn man also beispielsweise die Geburtstagseinladung als Word-Dokument verschickt und in die Mail nur schreibt "guckt in den Anhang", dann riskiert man, daß ein Teil der Empfänger die Einladung nicht lesen kann und nicht zur Feier kommt. Eine weiterführende Webseite zu diesem Thema hat Michael Nahrath unter der Adresse http://www.subotnik.net/misc/doc.html ins Netz gestellt.

Für den Austausch von Textdokumenten hat sich im Internet das Dateiformat PDF (Portable Document Format) als Standard etabliert. Dieses Dateiformat stammt zwar ursprünglich auch von einem Unternehmen, der Firma Adobe, ist aber offengelegt, so daß es zahlreiche Programme unter verschiedenen Betriebssystemen gibt, die PDF-Dateien lesen und schreiben können. Insbesondere gibt es unter allen nennenswerten Betriebssystemen kostenlose Programme, die PDF-Dateien anzeigen können.

Im Bereich der Dateiarchive gilt ähnliches für das Dateiformat ZIP, Photos verschickt man in der Regel im Format JPG, Graphiken und Skizzen als GIF oder PNG.

Der Absenderangabe nicht blind vertrauen

So sinnvoll das Setzen einer korrekten Absenderangabe auch ist, so wenig darf man als Empfänger dieser Angabe blind vertrauen. Genauso wie auf einem Briefumschlag kann man auch bei einer E-Mail (mit ein wenig technischem Know-How) beliebige Absenderadressen "draufschreiben". Dies nutzen die Programmierer von Viren und Würmern sowie die Versender von Spam: Sie schicken ihre unerwünschte Fracht unter falschen Absenderadressen an arglose Empfänger. Deshalb sollten Sie stutzig werden, wenn die anscheinend von einem Freund stammende E-Mail plötzlich in englisch, chinesisch oder einer anderen Fremdsprache verfaßt ist. Oder wenn plötzlich unter dem Namen von Geschäftspartnern, mit denen man vertrauensvoll zusammenarbeitet, rechtsradikale Thesen im Postfach eintreffen – in der Regel ist die Absenderangabe falsch.

Deshalb ist es eine schlechte Idee, bei unerwünschter Werbung für Sexseiten, Viagra, ausländerfreindliches Gedankengut oder andere unerwünschte Inhalte einfach auf "Antworten" zu drücken und an die in der Mail eingetragene Absenderadresse eine wüste Beschimpfung zu schicken – Da die Absenderadresse falsch ist, trifft man damit lediglich ein genauso unschuldiges Opfer wie man selbst.

Aus dem gleichen Grund sollte man auf keinen Fall Virenscanner, die eintreffende E-Mails auf Viren und Würmer prüfen, so konfigurieren, daß Benachrichtigungen über gefundenen Viren und Würmer an die jeweilige Absenderadresse der E-Mails geschickt werden. Denn die Absenderadressen von Mails mit Viren und Würmer sind in fast 100% der Fälle falsch. Die Benachrichtigungen belästigen also Personen, die mit den Viren und Würmern nichts zu tun haben.

Technisches Hintergrundwissen über den Transport von E-Mails ist unter RFC 2821 zu finden, allgemeinen Informationen zur Spam-Problematik unter diesem Web-Link.

Virus-Warnungen und Bettelbriefe

Nicht nur gegenüber der Absenderkennung, auch gegenüber dem Inhalt von E-Mails sollte man generell mißtrauisch sein. Denn über E-Mail werden auch Falschmeldungen, Verschwörungstheorien und andere Gerüchte verbreitet – und leider von gutmeinenden Empfängern, die der Richtigkeit und Wichtigkeit der Inhalts vertrauen, weitergeleitet.

So kursieren immer wieder Mails mit Warnungen vor besonders gefährlichen PC-Viren, die angeblich nicht nur die Festplatte löschen, sondern auch den Drucker zerstören, die Luft vergiften oder sonstwie unmögliche Dinge tun könnten. Manchmal wird in diesem Zusammenhang sogar dazu aufgefordert, bestimmte Dateien auf der Festplatte zu löschen, da sie der Weiterverbreitung dieses schlimmen Viruses dienen würden. Tatsächlich gibt es diese Viren nicht. Lediglich die E-Mail selbst kann man als Virus bezeichnen, als eine Art "manueller Virus", der vom Benutzer manuell (durch Weiterleiten) verbreitet wird.

Manchmal werden Belohnungen für das Weiterleiten von E-Mail versprochen. Wenn man eine bestimmte E-Mail an eine vorgegebene Mindestanzahl von Empfängern weiterleite, erhielte man ein Handy kostenlos, bliebe ein bestimmter Internet-Dienst weiterhin gratis, würde eine bestimmte Petition im Bundestag besprochen, etc. In den meisten Fällen sind solche Mails reiner Unsinn. Wenn man sogar aufgefordert wird, erst Geld irgendwo einzuzahlen, von dem man nach Weiterleitung der E-Mail ein Vielfaches zurückbekäme, handelt es sich um ein Pyramidensystem. Mit der Zahlung von Geld verbundene Pyramidensysteme sind in Deutschland zu Recht illegal. Eine beliebte Betrugsmasche ist auch das Versprechen von Lotteriegewinnen per E-Mail: Angeblich hat der Empfänger in einer Lotterie irgendwo im Ausland gewonnen, soll nun aber erst mal einige Gebühren zahlen, bevor er den Gewinn erhält.

Keine Glauben schenken sollte man auch Bettelbriefen, die kräftig auf die Tränendrüse drücken. Angeblich möchte ein krebskrankes Mädchen in seinen letzten Stunden möglichst viele tröstende E-Mails bekommen. Angeblich wird mit der Weiterleitung von E-Mails Geld für eine lebensrettende Operation gesucht. Oder es werden vermisste Kinder gesucht, die in Wirklichkeit gar nicht existieren oder die schon längst gefunden sind. Andere Mails wollen dem Empfänger vermeintlich Gutes tun, in dem sie vor geplanten Terroranschlägen warnen oder vor dem Verzehr bestimmter vergifteter Lebensmittel – Sachverhalte, die in Wirklichkeit frei erfunden sind. Leiten Sie solche Mails deshalb bitte nicht weiter!

Derartige E-Mails werden als "Hoax" (englisch für Ulk, Schabernack, Zeitungsente, Aprilscherz) bezeichnet. Frank Ziemann vom Rechenzentrum der Technischen Universität Berlin hat auf der Seite "Hoax-Info" weiterführende Informationen zu dieser Thematik zusammengestellt.